Support bij implementaties

AllUnited biedt zeer uitgebreide mogelijkheden en functionaliteiten voor het managen van je vereniging op alle denkbare vlakken. Hoe goed je die functionaliteiten kan benutten valt of staat echter met de manier waarop onze software wordt geconfigureerd voor de specifieke situatie van jouw vereniging. Daarom hechten we veel waarde aan een goed en uitgebreid implementatieproces, waarin wij, samen met de juiste personen binnen jouw vereniging, het pakket zo goed mogelijk klaarzetten voor een vliegende start. Hieronder beschrijven we het proces van implementatie in AllUnited: in 9 stappen naar beter verenigen!

Stap 1 De keuze voor AllUnited is gemaakt

Nadat jullie de keuze voor AllUnited hebben gemaakt en het contract is ondertekend ontvangen jullie een uitgebreide informatie e-mail.  Aan deze e-mail hangen een aantal bijlagen met voorbeeldbestanden voor het aanleveren van jullie gegevens.
Zijn er vragen dan kan e.e.a. uiteraard telefonisch worden toegelicht. 

In die bestanden staan ook suggesties voor veel voorkomende situaties bij sportverenigingen die mogelijk ook op jouw vereniging van toepassing zijn.

Ook zullen wij in de mail al gegevens opvragen van de gebruikers die voor jullie bepaalde functies binnen het systeem zullen gaan uitvoeren, zoals de systeembeheerder, de leden- en financiële administratie en de webmaster.

Stap 2 Aanlevering gegevens

Nu kunnen jullie aan de slag met het verzamelen van alle gegevens, en het op de juiste manier verwerken van die gegevens in de aan te leveren bestanden. Besteed hier veel aandacht aan en denk er goed over na: het is erg belangrijk zo compleet mogelijk te zijn.

Wij sturen een oplevermail voor jullie eigen AllUnited systeem, zodat de aan te leveren bestanden kunnen worden geupload in de 'Kluis' van het systeem. Zijn er bestanden geupload, laat ons dat dan even weten per mail/telefoon. Wij kunnen ze uit de kluis oppikken om te controleren.
Vaak zullen wij nog vragen hebben en mogelijk wordt jullie verzocht het betreffende bestand nog verder aan te vullen of aan te passen.

Let op: de volgende stap in het proces kan pas worden ingepland als alle informatie is aangeleverd.

Stap 3 De conversie

Als alle gegevens compleet zijn gaan wij de bestanden bewerken om ze te kunnen importeren in AllUnited. Dat noemen we de conversie. Zo zorgen we ervoor dat alle relaties op de juiste manier in het systeem komen te staan en de juiste onderlinge verbanden worden gelegd. Denk aan de verschillen tussen jeugd- en seniorleden, sponsoren, vrijwilligers, bestuurs- en commissieleden, trainers, coaches, slapende en ereleden en alle combinaties of uitzonderingen die hierbij bestaan. Voor al deze verschillende soorten relaties configureren we vervolgens de juiste automatische contributieberekening. Ook stellen we in welke van deze categorieën wel of juist niet met de bond moeten worden gesynchroniseerd.

Stap 4 Bespreking conversie

Vervolgens plannen we een online bespreking in via "GoToMeeting" in om de conversie met jullie door te nemen (jullie kijken mee op ons scherm).
Deze bespreking doen wij het liefst met de ledenadministrateur en de penningmeester. We laten via een gedeeld scherm zien hoe, waar en met welke informatie jullie contacten in AllUnited terecht zijn gekomen. We leggen ook uit waarom we bepaalde onderdelen van het systeem op een bepaalde manier hebben ingericht.

Ter voorbereiding vragen we jullie voorbeelden te bedenken van ingewikkelde situaties en personen. Staat die oud-voorzitter, die erelid is, èn de club sponsort, èn in de jeugdcommissie zit, èn coach is van het team van zijn dochter, nou echt helemaal correct in het systeem?

Stap 5 Beoordeling conversie

Na de conversiebespreking geven we jullie de gelegenheid om alles zelf nog eens uitgebreid na te lopen.

We vragen jullie met klem om zo goed en uitgebreid mogelijk te controleren, en ons zoveel mogelijk feedback te geven en vragen te stellen. Meestal komen dan een aantal zaken aan het licht die verbeterd moeten worden. Dat kan soms handmatig, maar in andere gevallen is het nodig om de aangeleverde bestanden aan te passen en opnieuw te importeren.

Stap 6 Conversie correcties

Met jullie feedback en mogelijk opnieuw aangeleverde bestanden gaan wij aan de slag om de laatste correcties door te voeren. Die kunnen jullie vervolgens nog een keer controleren, waarna wij van jullie een officieel akkoord op de conversie ontvangen.

Let op: na het akkoord op de conversie zullen wij niet meer kosteloos correcties in de configuratie doorvoeren. Ook werkzaamheden ter correctie van situaties die voortkomen uit een verkeerde initiële inrichting zullen wij niet kosteloos uitvoeren.

Stap 7 Conversie akkoord

Het systeem is inmiddels ingericht specifiek voor jullie vereniging, met bijvoorbeeld het grootboekrekeningschema, de beginbalans en alle bankrekeningen met hun saldi. Bovendien verzorgen we alle instellingen en opmaak met jullie logo en alle correcte gegevens voor diverse facturen en het aanmaanproces. We richten een uitgebreid inschrijfformulier in met de op jullie contributieregels gebaseerde keuzes voor lidmaatschappen en een automatische gepersonaliseerde bevestiging van inschrijving. Ook regelen en controleren we alle instellingen voor de interface met de betreffende sportbond(en) voor automatische uitwisseling van gegevens.

Stap 8 Optionele implementatie

Afhankelijk van jullie keuzes voor optionele aanvullende zaken doen we ook alle andere benodigde implementaties, zoals bijvoorbeeld de nieuwsbrief, Clubcasting en de ClubApp. Daarnaast bieden we nog diverse templates voor brieven en emails en voorgedefiniëerde ingewikkelde rapportages aan, en kunnen we de configuratie doen van specifieke modules van het systeem, zoals het beheer van lessen/evenementen, trainings-inschrijvingen en –schema’s, bar- en andere vrijwilligersdiensten, presentie, beoordelingen, materialen, locaties, geheel afgestemd op jullie wensen.

Stap 9 Aan het werk in AllUnited

Het systeem is klaar voor jullie om ermee aan de slag te gaan. We raden jullie sterk aan om dat ook meteen te doen, zodat de opgedane kennis tijdens dit intensieve traject niet verwatert. Houd je ledenadministratie en boekhouding up-to-date, factureer netjes elke maand, synchroniseer met de bond, deel je teams of trainingsgroepen in! Hoe meer je werkt in AllUnited, hoe leuker het wordt: beter verenigen doe je zelf!

Facturatie begeleiding

Na oplevering zullen jullie ook spoedig de eerste reeks facturen gaan verzenden. Dit wordt door veel penningmeesters als een spannend moment ervaren: zijn alle berekeningen goed gegaan, krijgt iedereen de juiste factuur? Daarom begeleiden we jullie bij de eerste keer factureren. Ook leggen we je dan meteen uit hoe je een bankafschrift kan inladen in het systeem. Dit doen we ook weer met GoToMeeting, we vragen jullie om ruim voorafgaand aan het moment van factureren contact met ons op te nemen om hiervoor een afspraak in te plannen.

Nog een paar opmerkingen

Kies van tevoren een projectleider! Hij of zij zal ons primaire aanspreekpunt zijn voor de coördinatie, en kan binnen de vereniging de taken verdelen en controleren.

Het implementatieproces doen we samen! Wij denken mee, leggen uit, controleren, corrigeren en coachen, maar dat verwachten wij ook van jullie! Jullie inzet is zeer bepalend voor zowel de kwaliteit als de snelheid van het implementatieproces.

Wij stellen zoveel mogelijk vragen, maar we zijn altijd afhankelijk van informatievoorziening vanuit jouw vereniging. Zaken die we niet weten of informatie die ontbreekt, kunnen we niet verwerken.

Helaas kost deze implementatie tijd en moeite, maar geloof ons: dat is het echt dubbel en dwars waard, want je verdient de tijd terug tijdens het gebruik van AllUnited!

Website implementatie

Het proces van voorbereiding, ontwikkeling, vulling en implementatie van de website wordt eveneens besproken in stap 1. Jullie ontvangen dan ook het keuzeformulier waarin jullie kunnen aangeven hoe jullie website eruit moet komen te zien. Het is voor ons erg belangrijk dat we dit formulier zo snel mogelijk volledig ingevuld terug ontvangen, zodat wij de nodige voorbereidingen kunnen treffen. De beide implementatieprocessen kunnen vervolgens parallel aan of volledig los van elkaar verlopen. Binnenkort publiceren we hier ook meer informatie over de website-implementatie.

Ontdekken en leren

Nu jullie goed en wel op weg zijn in AllUnited hopen we dat jullie steeds meer gaan ontdekken van de slimme functionaliteiten die we in het systeem hebben gestopt. Denk aan de geautomatiseerde afhandeling van inschrijvingen voor competities en evenementen, op financiëel gebied maar ook qua informatievoorziening. Schrijft iedereen zich netjes in voor bardiensten, en krijgt iedereen die dat niet doet de juiste afkoopfactuur? Blijven de jeugd- en technische commissie goed op de hoogte van de ontwikkeling van talenten? Krijgen de juiste keepers een uitnodiging voor een speciale keeperstraining, en ontvangen alle app-gebruikers een notificatie als de tennisbanen door de regen onbespeelbaar zijn?

Toch nog een behoefte aan een extra cursus op maat? Klik dan hier.

Geen tijd om alles zelf te doen? Bekijk dan onze No Worries mogelijkheden

Maak kennis met ons supportteam overzicht